Come scrivere una lettera per farla pagare a un cliente
Quando si richiede il pagamento da un cliente, vengono utilizzate misure appropriate per creare lettere efficaci da inviare loro. Le lettere di richiesta di pagamento vengono utilizzate quando un cliente non riesce a pagare una fattura entro la data di scadenza. Più tempo impiega un cliente per pagare una fattura, più lettere una società scrive a questo cliente. UN lettera di richiesta di pagamento Dovrebbe essere cortese, chiaro e fornire dettagli sulla violazione commessa dal cliente.
Passaggi da seguire:
Usa la carta intestata dell'aziendapoiché contiene tutte le informazioni sull'organizzazione e spesso ha un aspetto più formale.
La lettera deve essere indirizzata a una persona specifica. Dovrebbe avere la data della lettera, seguita dal nome e dall'indirizzo del cliente. Rivolgiti alla persona dicendo "Gentile" seguito dal nome completo del cliente.
Specifica lo scopo della lettera. Una lettera per una richiesta di pagamento deve comunicare chiaramente questo scopo all'inizio della richiesta. Usa un tono professionale e usa parole calde e positive.
Includere i dettagli del debito. Specificare la data in cui questo debito è stato ripagato, la data di scadenza originale e l'importo dovuto, comprese le penali per il ritardo. Include il numero di fattura, consentendo così al cliente di trovare più facilmente il documento originale. Molte aziende includeranno anche un file copia della fattura originale in questo tipo di lettera. Informare il cliente sul tasso di interesse per i pagamenti in ritardo.
Chiedi ai clienti il pagamento. Il cliente sa che è possibile evitare ulteriori ritardi pagando l'importo corrispondente entro un periodo specificato. Chiedi al cliente di chiamarti per prendere accordi se non è in grado di effettuare il pagamento completo in quella data. Includere l'estensione del numero di telefono diretto, se necessario. Includi il tuo indirizzo e-mail e quindi offri la tua corrispondenza tramite questo modulo, se il cliente lo desidera.
Ringrazia il cliente. Se il pagamento è già stato effettuato, ringraziare il cliente. Ringrazia i clienti in anticipo per aver inviato un pagamento tempestivo. Di 'al cliente che se ha domande in merito a questo argomento, non esita a chiamarti.
Firma la lettera. Termina la lettera scrivendo "Cordiali saluti", seguito dal tuo nome e titolo.
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